Les mesures de lutte contre le coronavirus et notamment le recours au télétravail confrontent désormais la plupart des managers aux enjeux du management à distance.
Si dans le cadre de la gestion de projet regroupant des équipes distantes voire multiculturelles, certains d’entre vous ont pu se roder à cet exercice, nombreux sont ceux qui parmi vous s’interrogent sur les bonnes pratiques de management à adopter quand ses collaborateurs sont massivement et en permanence en train de travailler à domicile.
Cet article vise à rappeler les enjeux du management d’équipes distantes et à partager quelques bonnes pratiques pour apprivoiser ce mode de management.
Les enjeux pour les managers et pour les collaborateurs du travail à distance.
Piloter des équipes distantes confronte les managers aux challenges suivants :
- Savoir évaluer la performance de collaborateurs que l’on ne voit pas travailler.
- Diffuser de façon homogène les informations et messages.
- Répartir la charge de travail de façon équitable.
- Identifier les signes précurseurs de tensions voire de conflits ou de démotivation.
- Savoir donner du feedback sur le travail accompli.
- Lutter contre le sentiment d’isolement des collaborateurs.
- Maintenir un esprit d’équipe.
- Utiliser et faire utiliser efficacement les multiples outils de communication (email, Teams, Chat, téléphone,…).
- …
Dans une relation distante, les collaborateurs peuvent :
- Avoir le sentiment que leur manager ne sait pas ce qu’ils font.
- Penser qu’il ne sait pas qu’ils sont surchargés ou à l’inverse insuffisamment occupés.
- Manquer de reconnaissance par rapport aux efforts fournis.
- Penser qu’ils ne sont pas assez informés de ce qui se passe dans l’organisation.
- Souffrir du manque de contact et d’échanges entre collègues.
- …
Mettre en place de nouveaux rites et de nouveaux rythmes.
La réunion quotidienne
Si vous ne le faisiez pas jusqu’à présent, parce que les échanges se faisaient de façon informelle et au fil de l’eau, il est désormais temps de mettre en place une réunion flash quotidienne. 15 minutes de conférence téléphonique ou de visioconférence peuvent en effet suffire autour d’un café virtuel pour que :
- Chacun fasse part, lors d’un « tour de table », de sa météo du jour et de ses avancées ou difficultés par rapport à son travail.
- Le manager partage avec tous et de façon homogène les informations importantes de la veille ou diffuse en avance de phase ce qui va se passer dans la journée ou les jours à venir.
- Communiquer le mot d’ordre du jour : solidarité, engagement, communication…à vous de trouver une façon de dynamiser chaque jour votre équipe avec une courte vidéo, un dessin humoristique, une citation… N’hésitez pas à partager vos ressources à la fin de cet article ! Un exemple en cliquant ici ou là.
Voici ci-dessous une infographie sur les scrum meetings pratiqués dans les méthodes agiles, dont vous pouvez vous inspirer pour poser les règles du jeu de votre réunion quotidienne.
Les pièges à éviter ?
Ne pas donner la parole à chacun. A vous en tant que manager, de distribuer la parole à TOUS les membres de votre équipe et de n’oublier personne. Posez dès la première réunion flash des règles du jeu et sachez inviter avec bienveillance les plus prolixes à faire preuve de synthèse (1 min par personne maxi).
Vouloir traiter immédiatement les problèmes remontés. Appliquez la règle des 2 minutes ! S’il vous faut plus que 120 secondes pour résoudre une difficulté remontée par un collaborateur, planifiez une réunion de travail spécifique avec les bonnes personnes autour du téléphone.
Le point individuel
C’est le complément indispensable de la réunion flash avec l’équipe. Sa fréquence est au moins hebdomadaire mais peut-être plus élevée. Il peut durer de 30 à 45 minutes. Le point individuel permet de :
- Montrer l’intérêt que vous portez au travail de votre collaborateur.
- Savoir ce qu’il fait et pouvoir lui donner du feedback.
- Evaluer son taux de disponibilité et pouvoir lui affecter des tâches / missions supplémentaires (l'oisiveté est mère de tous les vices !).
- Aider son collaborateur à surmonter les difficultés (sans prendre les « singes » à sa charge).
- Aborder des sujets plus personnels (moral, motivation, problèmes personnels…).
Les pièges à éviter ?
- Que le point individuel ressemble à du micro-management voire soit perçu comme du « flicage ».
- Ne pas adapter son style de communication ainsi que la durée du point individuel en fonction du profil de son collaborateur d’une part (style social) et de son niveau d’autonomie d’autre part (cf. leadership situationnel).
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